総会を成功させる七つのポイント（福管連資料より）

Ⅰ.総会の時間は、2時間以内で終わるように工夫する。

Ⅱ.報告ばかりでなく、話し合いに多くに時間をとる。

Ⅲ.総会での激しいやりとりを聞くと嫌になります。これは議長から注意も。

Ⅳ.一人の独演会になっていませんか？　多くの方の発言を引き出しましょ

う。

Ⅴ.理事会の結論を無理やり押し付けない。

Ⅵ.身近な問題を議題に取り上げる。　これは理事会でよく検討してから。

Ⅶ.全部の議案が審議された後は、雑談会（意見交換会）に切り替えてみては。

■ 出席しない区分所有者を無関心と決め付けない。

関心の高い区分所有者は無理をしても総会に出席します。

問題は出席しない区分所有者です。安易に無関心派と決め付けてはいけません。

関心があっても、退屈な総会、出席が苦痛になる総会では出席者が減る一方です。

■ 総会・理事会には事前に配布した名札を持参する。

（区分所有者の顔と名前が分かる）

［総会・理事会の席で、議長の選出と議事進行について］

□ 議事進行の原則は、規約に則り（規約第○○条の規定により）総会・理事会（議事）を進行します。つまり自己流で議事の進行をしてはいけません。

□ 理事席には三角札を用意、理事長席は「理事長と議長」を一面ずつ書き込む。

○ 定刻に理事長が開会宣言と挨拶

① 議長選出：理事長が説明（多くの管理規約では理事長が議長を務めます）

② 理事長が「規約第○○条の規定により議長を努めます」と宣言

※三角札正面を「議長」にする。

③ 議長より、規約に基づき会議の成立宣言（委任状を含め定足数の確認）

④ 議事録作成人と署名人（2名）を指名（承認を得る）

⑤ 「管理会社がオブザーバーとして出席しています」と紹介

⑥ 「発言は議長の指名によってのみ発言することが出来ます」と説明

「その際は、部屋番号と姓名を発表した後発言して下さい」と説明

⑦ 「議案以外のその他の事項は審議しません」と宣言。但し規約に基づく手続きにより取り扱う。

⑧ 「議案書に基づいて審議をお願いしますのでご協力をよろしくお願いします。」と発言

⑨ 議案に沿って議事進行。

⑩ 議案毎に一定の質疑を経て適宜可否の決を明確に採ります。

※表決数を確かめること。そして議長は結論をはっきり示すこと。

⑪ 議事終了（この時点で議長の役割は終了です）

⑫ 議長より「これにてすべての審議が終わりました。ご協力ありがとうございました。以上をもって議長の役割を終えたので議長を退きます」

※三角札正面を「理事長」にする。

⑬ 理事長閉会宣言と挨拶

⑭ 次回の総会・理事会の開催日時を決める。

○ 解散

（1） 役員（理事・監事）選任は、議長より役員候補者を紹介し総会の承認を得る。

（2） 総会休憩　休憩中別室で新理事が協議する。※理事長・副理事長互選のため。

（3） 総会再開　新理事長が議長に協議結果を報告し、総会に報告する。

［議事録の作成について］

○ 議事録は簡潔に書きます。

（できれば結果のみ、必要な経過も最低限に）

（複雑になれば別紙に記録として残します）

（書面は分かりやすくするために、意見の対比形式でも可）

○ 議事録は議案を議題に書き換えて結果を記録しても良い。

※表題を議案書から議事録に書換えて、議案の下に結果を書き込むだけでも良い。

○ 議題について、可決（無条件可決・条件付可決）結果を記録

○ 議題について、否決（否決理由）結果を記録

○ 議題について、継続審議（継続の理由）を記録

○ 議事録署名の前に、議長ならびに出席者（2名で可）が確認、そして押印。

○ 議事内容と異なれば、修正する。

○ 議事録の保管場所、掲示。理事を含む区分所者全員（賃貸借者を含んでもよい）に配布しても良い。