会議の議事を記録する議事録は公的な機関であれ、一般の会議でも作成されるものです。

マンションの管理運営においても規約で議事録の作成、保管等が規定されています。議事録は審議事項の可否などの結論が明確化していなければなりません。具体的には総会や理事会の議事録です。そして議事録は区分所有者等に開示できるものでなければなりません。もちろん個人情報などの取り扱いは慎重であるべきです。

いくつかのマンションの理事会や総会の様子を見聞きする機会がありますが、理事会がダメな管理組合の場合は管理会社主導の議案や議事の進行が横行している場合があります。

一方しっかりした管理組合の場合だと、議長（理事長）がまず書記の方を指名します。続いて議事録作成人と署名人を指名します。ここで管理会社の役割だが、書記の人が理事会等で決した事項をホワイトボードに書き込んだ内容を、正確に議事録に移し込んでいるのを見たことがあります。

標準管理委託契約書によると、管理会社の役割で基幹業務以外の管理業務として理事会や総会の議事録案の作成が明記されています。議事録作成ではなく議事録作成” 案”の作成です。このことは議事録の作成は管理組合による作成義務を示しているのです。

先日のマンション勉強会で、「管理会社が議事録を正しく作成していない。肝心な部分を削除している」とのお話がありました。具体的には駐車場収入を管理費会計から修繕積立金会計に繰り入れることを決議したにもかかわらず、この事項が削除されていたというものでした。そこで、管理会社から見ると管理費会計の縮小は委託金額の削減要求が管理組合から出されることを考えて削除したものと想像されます。このことをお話しされた方に解説したところずいぶん納得されたようです。

議事録の作成義務は管理組合にあり、管理会社は総会ならびに理事会の支援業務として規定されているのであって、議事録” 案”を作成するところまでです。だったら理事会は議事録”案”を管理会社からデータで受取り、自分たちで正確に編集して完結させるといった工夫が必要でしょう。

議事録は公文書的な性格を持つので、誤った議事録に署名してしまうとそれが正しい議事記録となります。マンションの自立を考えると、議事録の作成は重要なことなので、理事会など自分たちで最後は書面の確認をすることが必要です。