多くの管理組合の方からご相談を受けるが、管理規約の理解不足によるものが多数です。
管理規約には、理事・理事会・総会などきめ細かく規定されていて、新米理事とて規約を熟読し、規約通りの運営を行えば問題はないのですが、なかなか理解していらっしゃる方は少ないようです。
そのような状況下にあっては管理会社まかせの運営となってしまい。管理会社とて放置すれば物事が前に進まないため、やむなく先頭に立っているのかもしれません。
ここで原則を今一度整理してみましょう。理事は定期総会において規約に定めた人数を選任し承認を得ます。※輪番制（規約に定めなし）であっても、理事選考委員をあらかじめ決めておいて、理事候補を理事選考委員長より発表してもＯＫ。
選任された理事は総会を一時中断し第一回目の理事会を開会します。目的は理事長の互選です。理事会で新しく理事長が決まると、総会を再開し理事長ならびに担当理事を発表し総会に報告します。これらの一連の議事進行は、議長の手腕で進められます。
よく理事長と議長の役割を混同しているケースも見かけます。理事長は執行側なので総会においては議案の説明を行い区分所有者の意見を聴く立場となります。もちろん理事も同様です。議長は会議を主催し、関係者の意見を等しく聴き出し、適当なタイミングで賛否数の確認を行い、結論を導きだします。
理事長はマンションと資産の管理が大きな役目です。理事会を議長として取りまとめ、総会で決められた範囲で業務を執行します。
総会の議案作成も理事会の役目です。つまり総会に諮る審議事項を理事会が作成し、区分所有者の賛同を得るのです。よく「管理会社が」ということを耳にしますが、管理会社はマンションの管理運営においては部外者です。立ち位置は管理組合を支援する立場となります。理事会・総会の議事録作成についても、議事録（案）を作っても、理事会の場でよく吟味し、必要に応じて補正させる必要があります。
これら一連の理事会の役割を適正に行っているのかどうかをチェックするのが監事の役割です。したがって監事は理事会のお目付け役であり、理事と同一視できる立場ではないのです。ましてやお飾り的な立場でもありません。規約上監事には強力な権限を与えられているのです。理事会・総会の招集権限や会計の監査権限です。だから総会で業務と会計の監査報告を行うのです。
残念ながら理事会に対し、監事としての意見を述べた議事録も見かけたこともありませんし、毎月の会計報告にも立ち会っている監事の方は少数です。一般の会社であれば外部の人が取締役会や会計の監査を行っている場合がありますが、マンションの場合は同じ居住者ということもあってか、厳しい監査の状況ではないようです。でも法的にはいったん何か起きれば社会的な責任も大きいのです。
多くの管理組合の役員の皆さんとお話しする機会があり、管理会社への不満・理事長の独断専行の不満などを耳にしますが、よく考えてみれば直接的にせよ間接的にせよ自分たちが選んだ相手であることには変わりはありません。つまり任された相手の非難だけではなく、相手を選んだ自分たちにも責任があるということです。このようなことが原因で混乱になることは避けたいものです。
ではどのようにしたら良いのだろうかと考えると、少なくとも役員になった方は、多少の頑張りが必要でしょう。マンションの管理の仕組みはどのようになっているのかを理解する必要があります。例えば理事長はどのような手続きで選出され、どのような責任があるのか。理事は、又は監事の役割は何なんだろうか。更には理事会・総会の進め方はどのような点に気配りが必要なのか。そして会議の記録（議事録）の重要性とは。これらの点は一般的には管理規約に定められていることなのです。理事や理事長（議長）になったら、管理規約の中身を理解し、理事会などの会議の場では規約を手元において、時には議事を中断してでも規約を確認すべきでしょう。
このような初歩的な事に興味を持つことか大切だと思われる。役員の皆さんがこれらの点を管理業者に丸投げすると、管理業者依存症に陥り、マンションの財産管理を他人にすべて委ねてしまうことになりかねません。
総会の議案作成は理事会です。そして議案の確認と整備は管理業者ではなく理事会の務めです。定期総会の議案は1年に一度の事業計画と予算を決定する重要な会議です。この場で決まったことは理事会が執行する責任を負うこととなります。
監事は理事会とは全く独立した立場になるのですが、そもそも監事になっても自らの役割をしっかり理解している人が少ないことも現実です。監事は会計の監査と理事会の監査が主たる役割です。そのためには毎月行わなければならない会計報告と業務報告の会議には出席して意見を述べるべきだと思います。
マンションの基礎的な運営方法や考え方を学びましょう。その場として建診協中国・四国支部は各地で勉強会を行っています。勉強会で使用する資料のもっとも重要な部分は国土交通省からも提示されています。勉強会の実施日時は建診協のページでご確認ください。また国土交通省のページもお知らせしておきます。
管理組合の役員になったら、規約に定めた通りの運営を行うことが務めとなります。そのことによって自分たちのマンションの自立した運営が可能となり、無用な混乱を避けマンションの価値を維持してゆける礎となります。
建 診 協：http://www.adoc.or.jp/
国土交通省：http://www.cgr.mlit.go.jp/chiki/kensei/kensetu/pdf/itakushiori_5.pdf
大規模修繕工事に際し、真に管理組合の味方として支援してくれるコンサルが必要です。コンサルタントの対象としては、管理会社・設計事務所などが挙げられるが、味方の選定を安易に行う管理組合の多さに驚く。
よくあるケースとして、表面的には管理会社が紹介した設計事務所が、パートナーとしてコンサル契約を行い調査診断・設計監理を行うわけですが、この体制には大きな問題があります。
紹介された設計事務所にとって一義的には管理組合ではなく管理会社がお客様となります。管理会社には系列の大規模修繕工事を主としている建設会社がある場合があります。
このように見てみると、管理会社を頂点とした設計事務所ならびに工事会社の三位一体の動きが感じられます。つまり実態は、競争原理の働かない設計施工方式になってしまうのです。
このようなケースを考慮してコンサルタント（パートナー）選びを行うのであれば、管理組合の役員の方は、多少の汗をかいても管理組合にとって役に立つ（害のない）、そしてパートナーとして相応しいのかを、主体的に調べて決めることが大切です。もう一度考えて欲しい。パートナーの選定は施工業者の選定と密接に関係していることを。
大規模修繕工事は、管理組合・設計者・施工業者の三位一体が必要ですが、まず味方選びについて、透明性に欠ける裏の三位一体にも気を付けましょう。裏の三位一体とは管理組合そっちのけで「カヤの外」にしてしまい、三位一体の談合を是認した結果となるからです。
都市部のマンションでは管理会社主導型の大規模修繕工事は少なくなっているようです。
大規模修繕は80年代にはマンション管理会社による設計施工方式としてス タートしたが、90年代頃から徐々に設計監理方式が増加してきた。その背景には、「管理組合は合意形成」ということがあり、工事のあり方に競争と透明性が求められてきた。
参考までに、山陽新聞の2011年11月29日付記事「談合を前提に対応」ならびに2011年12月6日付記事「コンサル慎重に」を一読されることもお勧めします。
本屋さんで見つけた本は、『マンションの理事になったらこの一冊』です。
この本は大変わかりやすく書かれた一冊で、おそらく新米理事の方でもマンション管理において、理事としてやらなければならないことなどが大変わかりやすく書かれている。
例えば、理事会ならびに総会の議事の進め方、あいさつ事例なども具体的に示されている。更に管理会社との関係をどのように保てばよいかも書かれていて、本当に読みやすい一冊です。
また、マンションのコミュニティ強化のための行事例・防災に備えたマニュアルも書かれていて、新米理事にとって強い味方となる一冊だと思われる。
フリー百科事典によると、呉市は地形的に天然の良港と言われ、古くは村上水軍の一派が根城にしており、明治時代以降は、帝国海軍・海上自衛隊の拠点となっていると示されている。
第二次世界大戦中は、帝国海軍の拠点でもあり、造船・鉄鋼・パルプ・機械・金属などを中心とした臨海工業都市として発展している。また、大和ミュージアム・てつのくじら館など海軍・海上自衛隊に関する博物館がある。
広島市に出向く機会も増えたので、一度行ってみようと思い立ちました。当然大和ミュージアム・てつのくじら館、そして艦艇の一般公開などの見学が目的です。出来れば海軍グルメも体験してみたかったのだが、これは次回の楽しみとしておきます。このエリアは散策すれば楽しめる場所も多く、天候の良い季節に絶好の行楽エリアだと思われる。
その後広島市内に移動したのだが、呉から広島高速を車で走れば、宮島まではあっという間の時間で移動できる。また夜間は100メートル道路のイルミネーションも趣向を凝らしたオブジェも楽しめる。もっと広島の楽しみ方を得てみたいと思う。冬の風物詩の一つにはカキ船も楽しめるようです。
写真は呉の大和ミュージアム・てつのくじら館、そして艦艇の一般公開（練習艦しまゆき）
辞書で確認すると、「思いがけないことを聞き、聞き違いかと思う。聞いたことが信じられないことにいう。」ことの意味です。
マンション勉強会などでこのような場面に出くわすことがある。「管理会社から他の管理会社へ変更できないと言われた」・「管理規約を管理会社が変更した」・「大規模修繕を管理会社が勝手に決めた」
このような発言する管理組合の人に言いたいです。管理規約と管理委託契約書をお読みになったのですか？管理規約には規約及び総会の決議の遵守義務を明示しています。そして規約には総会が管理組合の最高意思決定機関であることを明示し、総会の議案提出は理事会の業務であるとも明示されています。管理規約はマンション管理における憲法のようなものであり、ここに管理会社の意思決定権は何一つ明示されていないのです。管理規約に唯一明示されている部分は、「管理組合は業務の全部又は一部をマンション管理業者等第三者に委託、又は請け負わせて執行することができる」となっているはずです。このことを別の面から考えれば、マンション管理は自らの管理組合が行う”自主管理（主体的管理）”が原則であるといってもいいと思います。実際に完全自主管理（全業務を）をしているマンションもあります。やはり自主管理の管理組合の方はしっかりしているなといった印象が強いです。
このように原則に照らして言えば、「管理会社から他の管理会社へ変更できないと言われた」・「管理規約を管理会社が変更した」・「大規模修繕を管理会社が勝手に決めた」など、おかしな話は出てこないのです。あえて管理会社サイドに立って考えれば、管理組合がしっかり機能していないから、やむなく委託範囲を超えてサービスを提供している。ここに行き過ぎた横暴なことが生じるので、これらの原因はすべて管理組合役員の責に帰するといっても過言ではないように思える。
管理会社が作った「議事録の議事内容が正しく書かれていない」。これ一つとっても、議事録作成義務は管理組合側に合って、管理会社は” 議事録作成案”を作成するサポート役にすぎません。議事録の”案”を議長がきちんと確認し、正確を期すためには管理会社に是正なり補正をさせる。出来ないのであれば、管理会社の担当者からデータを受け取り自ら編集すれば事足るわけです。
全ての根源（問題）は管理組合の不勉強と自立の欠如であると思います。少なくとも役員と呼ばれる理事と監事の方は、管理規約と管理委託契約書は読み込んで熟知したうえで管理運営に当たることが最も大切ななことでしょう。そうすれば「管理会社が勝手に○○した」といった発言はなくなると思います。
そして理事会・総会の議事進行の際には、手元に規約ならびに委託契約書を準備して、不明な事態が生じた場合は議事の進行をいったん停止し、規約などを再確認してでも議事に瑕疵がないようにしたいものです。
平成23年12月6日の山陽新聞社の紙面に一級建築士の須賀桂一氏の記事があります。「マンション管理のムダとワナ」、安心な方法教えます、６大規模修繕分離発注を、コンサル慎重に
記事の内容を要約して紹介します。マンションの大規模修繕の発注は、設計と施工を分離する「設計・監理方式」と「設計と施工」を管理会社やゼネコンなどにすべて任せる「一括発注方式（設計施工方式）」があり、「一括発注の設計施工方式」では競争原理が働きません。別々に行う「設計と施工の分離発注」にしましょう。管理組合に工事の専門家がいない限り。組合の立場に立って工事の範囲や仕様を一緒に決めていく、良い設計コンサルタントの力を借りることをお勧めします。その上で、談合のない工事発注が行われているかを、きちんと見届け、施工品質の確保とコストダウンを果たすのです。
中略
無料や、破格に安い料金でコンサル業務を請け負う業者もありますが、コンサルでありながら談合に関わり、施工業者からキックバックをもらうというケースがあります。よく見極めるために、管理組合として次の2点を行ってみてください。
①過去にそのコンサル業者が行った公募の書面を10回分でも20回分でも出してもらい、入札参加条件を 不必要に厳しくしていないか確認する。
②大規模修繕工事の実績表を、マンション名や所在地だけでなく、元請の施工業者名を入れて提出してもらい、業者が極端に偏っていないか確認する。提出を断るコンサルタントは問題外です。
マンションの大規模修繕工事の原資は、毎月毎月区分所有者から拠出された貴重な修繕積立金です。この修繕積立金から何パーセントかを取り崩し、そして予算化し工事の代金として執行されるものです。別の見方をすれば公金的な性格を持っているのです。したがって予算の執行状況には透明性が求められ、施工業者選定経過を含め関係者にすべて公開されるべきものです。当然ながら、そこに談合などで不当に高額な工事代金などが混在してはならないのです。
真に管理組合の立場に立ち、信頼できる設計コンサルタント、いわば管理組合にとって良い味方を探して就ける。設計コンサルタントがどこと繋がりがあるのか、どこに所属しているのか、管理会社や施工業者などを含め業界の方を向いているのか管理組合の方を向いているのか、表面的なことだけでなくインターネットなども活用してこの点の見極めも極めて重要なポイントとなります。大規模修繕がローコストで高品質、そして管理組合がハッピーエンドに終えられるか否かはこの一点にかかっているといっても過言ではないでしょう。
優れた味方は管理組合の意向を工事に反映させる「設計監理方式」のメリットを最大限引き出す強力なパートナーです。
会議の議事を記録する議事録は公的な機関であれ、一般の会議でも作成されるものです。
マンションの管理運営においても規約で議事録の作成、保管等が規定されています。議事録は審議事項の可否などの結論が明確化していなければなりません。具体的には総会や理事会の議事録です。そして議事録は区分所有者等に開示できるものでなければなりません。もちろん個人情報などの取り扱いは慎重であるべきです。
いくつかのマンションの理事会や総会の様子を見聞きする機会がありますが、理事会がダメな管理組合の場合は管理会社主導の議案や議事の進行が横行している場合があります。
一方しっかりした管理組合の場合だと、議長（理事長）がまず書記の方を指名します。続いて議事録作成人と署名人を指名します。ここで管理会社の役割だが、書記の人が理事会等で決した事項をホワイトボードに書き込んだ内容を、正確に議事録に移し込んでいるのを見たことがあります。
標準管理委託契約書によると、管理会社の役割で基幹業務以外の管理業務として理事会や総会の議事録案の作成が明記されています。議事録作成ではなく議事録作成” 案”の作成です。このことは議事録の作成は管理組合による作成義務を示しているのです。
先日のマンション勉強会で、「管理会社が議事録を正しく作成していない。肝心な部分を削除している」とのお話がありました。具体的には駐車場収入を管理費会計から修繕積立金会計に繰り入れることを決議したにもかかわらず、この事項が削除されていたというものでした。そこで、管理会社から見ると管理費会計の縮小は委託金額の削減要求が管理組合から出されることを考えて削除したものと想像されます。このことをお話しされた方に解説したところずいぶん納得されたようです。
議事録の作成義務は管理組合にあり、管理会社は総会ならびに理事会の支援業務として規定されているのであって、議事録” 案”を作成するところまでです。だったら理事会は議事録”案”を管理会社からデータで受取り、自分たちで正確に編集して完結させるといった工夫が必要でしょう。
議事録は公文書的な性格を持つので、誤った議事録に署名してしまうとそれが正しい議事記録となります。マンションの自立を考えると、議事録の作成は重要なことなので、理事会など自分たちで最後は書面の確認をすることが必要です。
マンションに限らず全ての建物は新築直後から劣化が始まります。
よく建物の調査の話が出てきますが、調査と一言でいっても目的によって全く内容が異なります。
①大規模修繕工事を目的とする調査
②長期修繕計画の見直しや作成を目的とする調査
③建物の劣化状態を把握するための調査
大きく分けて以上の3パターンがあると思います。①の大規模修繕工事を目的とする調査の場合は、その後の工事を想定して行う調査だから、工事に費用がいくらかかるか金額算出のために必要となる劣化程度と大きさ（数量）を求めなければなりません。したがって②と③は①と比較すると軽度な調査となります。
診断は修繕を実施するに際し、劣化の原因を特定し、それに対し適切な修繕方法を導きだすための判定です。誤った修繕方法を行うと、再び同様もしくはそれ以上の不具合が生じることだって考えられます。したがって同じ調査でも3パターンによって内容が大きく異なります。大規模修繕工事の実施時期を検討する調査は、③の調査で十分です。
調査会社に調査を依頼しその報告書を見たことがありますが、一言でいえば目的のはっきりしない調査のため、大規模修繕工事のためには全く役に立たない資料だったことを思い出します。
調査の後その結果を管理組合の皆さんに報告することがよくあります。その際には専門的な内容がびっしりの資料ではわかりにくいので、要約した資料で説明する場合があります。場合によれば説明会の後、屋上など実際の建物を見ながら報告内容を説明すればよりよく理解をして頂けます。
マンションの管理組合役員の方からよく出てくる質問に、「大規模修繕の時期はいつが適当なのだろうか」です。
結論から言いますと、「大規模修繕の時期は建物の劣化状態を正しく把握して決めるものである」というのが正しい答えでしょう。劣化状態を正しく把握するためには、正しい劣化調査と合理的な判断が必要となります。この際の調査は外見上の劣化を調べることで十分です。
このように調査を行って判断すればよいのだが、ここで難しいテーマがある場合があります。それは外壁タイルの浮きを伴う剥落の危険性の問題です。屋上防水などは足場を架設しなくてもある程度の補修で劣化を防止することができます。だから大規模修繕工事とは切り離して屋上防水の修繕工事を行うことは珍しくありません。
外壁が汚れている。シーリング材が劣化している。鉄部の塗装が劣化している。大概これらの劣化はまだ致命的な損傷を与えるレベルに至っていないのが一般的なように感じます。
ところがタイルの剥落の危険性は看過できません。したがって足場を架設すれば大がかりな出費が伴います。そこで考えたのが、多少費用が掛かっても外壁タイルの浮き状態をより詳細に把握する目的で、ブランコ調査を行い（階数にも限界はある）、調査の結果、浮きの程度が少ない場合の修繕工事は簡易なゴンドラを使用し高所作業を行うことがベターな選択ではないだろうかと思います。工法としては特殊なピンで固定します。このような考え方は、大規模修繕工事に要する修繕積立金の不足を考慮した場合です。
仮に浮きの程度が方範囲にわたっている場合は、仮設足場を組み立てた大規模修繕工事を行うべきでしょう。当然十分な費用が確保されていれば、ベストの選択としてすべての部位についての大規模修繕が望ましいのは言うまでもありません。
大規模修繕工事の実施時期について、工事関係者は早急に実施すべきだと主張する場合がありますが、すべてのマンションで修繕積立金の残高が十分であると言えない状況であれば、なおさら現実対応したより良い選択しかないのが実情です。
大規模修繕の時期などについては、工事に携わらない人、管理組合の立場に立てる専門家（マンションに詳しい一級建築士など）に相談されることをお勧めします。
更に検討すべきは、調査の結果を理事会と総会に諮り、役員の変更があっても調査結果に添った大規模修繕工事の計画を維持すべきでしょう。そして修繕委員会の活動も継続して行うべきでしょう。
